Karadeniz Teknik Üniversitesi
Kültür ve Kongre Merkezleri Kullanım Yönergesi
Genel hükümler
MADDE 1– (1) Karadeniz Teknik Üniversitesi bünyesinde yer alan kültür merkezi amaçlı salonlarının; akademisyenler, öğrenci kulüpleri ve özel ya da tüzel kişiliğe sahip girişimci veya kuruluşlar tarafından toplantı, konser, fuar, sergi ve benzeri organizasyonlar amacıyla kullanılması, Bu Yönerge hükümlerine göre yürütülür.
MADDE 2– (1) Kültür ve Kongre Merkezlerindeki faaliyetler, Kültür ve Kongre Merkezleri Komisyonu tarafından yürütülür. Komisyon, Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığından sorumlu ilgili Rektör Yardımcısının Başkanlığında, Üniversite Genel Sekreteri, Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanı, Kültür ve Kongre Merkezleri Koordinatörü ve bir Koordinatör Yardımcısından oluşur. Kültür ve Kongre Merkezleri Koordinatörü ve Koordinatör Yardımcıları KTÜ Rektörü tarafından atanır.
(2) Komisyon yılda en az bir kez olmak üzere veya gerekli durumlarda olağanüstü toplanır. Toplantı sekretaryası Kültür ve Kongre Merkezleri Koordinatörü tarafından yürütülür. Komisyonun görevi; Kongre merkezlerinde ortaya çıkabilecek sorunlara çözüm bulmak, Kongre merkezlerindeki etkinlik ücretlerinin belirlenmesinde Üniversite Yönetim Kuruluna önerilerde bulunmak, Kongre mekânlarının tadilat, onarım, bakım ve demirbaş alımı konusunda Rektörlüğe görüş ve önerilerde bulunmaktır.
MADDE 3– (1) Akademisyenler ve öğrenci kulüpleri, çalışmalarını yasalarla tanımlı mesai saatleri içerisinde yaparlar. Fakülte, yüksekokul, meslek yüksekokulu gibi akademik birimlerde akademisyenler ve öğrenci kulüpleri tarafından yapılacak etkinliklerde dekanlık veya müdürlüklerden idari izin alınmalıdır.
MADDE 4– (1) Özel ya da tüzel kişiliğe sahip girişimci veya kuruluşlardan, yasalarla tanımlı mesai saatleri içinde yapacakları etkinliklerde, mekânda görevli teknisyenler, temizlik elemanları, klima görevlisi, idari memur gibi personel için herhangi bir ek ödeme alınmaz. Ancak yasal tanımlı mesai dışında yapılacak veya mesai dışına da sarkacak etkinliklerde görevlendirilecek KTÜ personeli için Madde 11’de tanımlı ek ücretleri de alınır.
MADDE 5– (1) Etkinlik için kendilerine tahsis edilen mekânları kullananlar, Kültür ve Kongre Merkezleri Komisyonu ve Kongre Merkezleri Koordinatörlüğünün koydukları kurallara uymak zorundadırlar.
(2) Özel güvenlik elemanı gerektiren konser ve benzeri etkinliklerde, ilave özel güvenlik elemanları ve görevlendirilen özel güvenlik elemanlarının giderleri, etkinliği düzenleyen özel ya da tüzel kişiliğe sahip girişimci veya kuruluşlarca karşılanır. Bu güvenlik elemanları, KTÜ kültür ve kongre merkezleri personeli ile koordineli çalışmak zorundadır.
Başvuru
MADDE 6– (1) Kültür ve Kongre Merkezleri salonlarından herhangi birinin talep edilmesi durumunda, Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı bünyesindeki Kültür ve Kongre Merkezleri Koordinatörlüğü birimiyle telefonla veya doğrudan irtibat kurularak, etkinlik için istenilen mekânın, planlanan etkinlik tarihinde uygun olduğu öğrenildikten sonra, talep KTÜ Rektörlük Katına bir dilekçe ile yazılı olarak bildirilmedir.
MADDE 7– (1) Özel ya da tüzel kişiliğe sahip girişimci veya kuruluşlar; toplantı, konser, sergi ve fuar organizasyonları için yapacakları yazılı başvuruda; etkinliğin adı, tarihi, saati ile etkinliği düzenleyen birim, etkinlik sorunlusunun adı soyadı ve telefon numaraları, talep edilen mekân, kullanılacak teknik donanım ile varsa ikram hizmetleri ile ilgili ayrıntılar belirtilmelidir.
MADDE 8– (1) Talebin uygun görülmesi ve mekânların istenen etkinlik için tahsisi, Rektörlük Makamının onayı ile kesinleşir.
Ücretlendirmeler
MADDE 9– (1) Üniversitemiz adına etkinlik düzenleyen akademisyenler ve öğrenci kulüpleri, yapacak oldukları kurumsal faaliyetlerde tahsisini istedikleri mekânlar için kira bedeli ödemezler. Ancak planlanan faaliyet kapsamında (bilet satılması, yeterli düzeyde kayıt ücreti alınması ve uygun sponsor desteği bulunması gibi) gelir getirici uygulamalar yapılması durunda, kongre mekanları için ücret tarifesi uygulanır.
MADDE 10– (1) Özel ya da tüzel kişiliğe sahip girişimcilere veya kuruluşlara kongre mekânları veya salonlarının verilmesi, mekân kiralarının ve varsa diğer giderlerin ödenmesi durumunda gerçekleşir.
(2) Mekânların kiralama ücretleri, Üniversite Yönetim Kurulu tarafından belirlenir ve Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığınca internet ortamında duyurulur.
(3) Mekân kiralama ücretleri, T.C. Ziraat Bankası Üniversite Şubesinde mevcut olan banka hesabına, etkinlik tarihinden en geç onbeş gün öncesine kadar ödenir ve ödenti belgesinin bir kopyası Kültür ve Kongre Merkezleri Koordinatörlüğü birimine verilir. Kültür ve kongre merkezleri elemanları, mekân kiralama ücretleri ile süreç ve işlemlerde kiralayanlara gerekirse yol gösterici olarak yardımcı olabilirler.
(4) Yasal tanımlı mesai dışında yapılacak veya mesai dışına sarkacak etkinliklerde, idari koordinatör, teknisyen, temizlik ve güvenlik elemanı için, Üniversite Yönetim Kurulu tarafından belirlenen ek ücretler etkinliği düzenleyen kurum veya kuruluş tarafından ödenir.
MADDE 11– (1) Özel ya da tüzel kişiliğe sahip girişimci veya kuruluşlar tarafından kongre mekânlarında düzenlenen etkinliklerde, açılış kokteyli, yiyecek - içecek, araç tahsisi gibi hizmetlerden yararlanılmak istenilmesi durumunda, bu hizmetin yerine getirilmesi Turizm Eğitim ve Uygulama Merkezi İktisadi İşletmesinden sağlanmalıdır. Düzenlenen etkinliklerde Üniversite dışından ikram hizmetleri alınması durumunda, tüm sorumluluk etkinliği düzenleyen özel ya da tüzel kişiliğe sahip girişimci veya kuruluşlarda olup, KTÜ kültür ve kongre merkezleri personelinden destek veya yardım sağlanamaz.
MADDE 12– (1) Konser ve tiyatro benzeri etkinliklerde, etkinlik saati öncesinde prova talep edilmesi halinde, bu talep ücretsiz karşılanır. Etkinlik gününden farklı bir günde talep edilecek provalarda ise normal kiralama ücretleri ödenir.
MADDE 13– (1) Düzenlenecek tüm konserler, tiyatro ve benzeri sosyal veya kültürel etkinliklerde, kullanılan salon kapasitesinin % 5’e kadar kontenjan, protokol işlerinde kullanılmak amacıyla KTÜ Rektörlüğüne ücretsiz ayrılır.
Diğer hükümler
MADDE 14– (1) Görsel - işitsel sistemler ve aydınlatma araç - gereçleri KTÜ Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı Kültür Şube Müdürlüğü tarafından sağlanır. Bu nedenle planlanan etkinlik öncesinde gerekli olacak teknik donanımın durumu hakkında bilgi alınmalıdır. KTÜ kültür ve kongre merkezleri bünyesinde bulunmayan her türlü ses ya da ışık sağlayıcı teknik malzemeler, etkinliği düzenleyen kurum ve/veya kişiler tarafından sağlanır.
MADDE 15– (1) Üniversite mekânlarında düzenlenen etkinlikler için afiş, program ve davetiye basımı, etkinliği düzenleyen kurum veya kişilere aittir. Tüm etkinliklerde KTÜ Rektörlüğü tarafından (mühürlenerek) uygun görülen ve asılmasına onay verilen görsel malzemeler, sadece KTÜ Rektörlüğü tarafından belirtilen yerlere asılabilir.
(2) Kültür ve kongre mekânlarında yapılacak konser, tiyatro gibi etkinliklere ilişkin afiş, duyuru veya görseller, sadece etkinlik günü ve etkinlik süresince asılabilir. Afişleme yapılacak yerler ve alanlar Kültür ve Kongre Merkezleri Koordinatörlüğü tarafından belirlenir. Belirlenen yerler dışında afişleme yapılmasına ve afişleme sırasında mekânlarda bulunan demirbaşlarına zarar verecek eylemlere izin verilmez.
MADDE 16– (1) Planlanan faaliyete ilişkin tahsisi yapılan mekân veya mekânlara getirilecek olan her türlü malzeme, araç ve gerecin paketlenmesi, nakliyesi, taşınması, yerleştirilmesi ve sigortalanması etkinliği düzenleyen kurum ve/veya kişilerin sorumluluğundadır.
MADDE 17– (1) Mekânların kullanımı sırasında, Üniversite demirbaş malzemelerine ve mekânların eklentileri dahil çevreye veya binalara zarar verilmesi durumunda sorumluluk, etkinliği düzenleyen kurum ve/veya kişilere aittir, bu kurum ve/veya kişiler oluşan zararları ödeme yükümlülüğünü kabul etmiş sayılırlar.
MADDE 18– (1) İş Güvenliği Mevzuatı açısından merdivenlerin bulunduğu koridorların etkinliklerde boş bırakılması zorunludur. Ayrıca, aynı kapsamda salonların boş alanlarına ilave sandalye ve benzeri malzeme konularak yeni oturma yerlerinin oluşturulması Rektörlük iznine tabidir.
MADDE 19– (1) Mesai saati dışında yapılacak olan etkinlikler, en geç saat 23.30 da tamamlanmalıdır.
MADDE 20– (1) Söz konusu olan ve yukarıda tanımlanan ilkeler, taraflar arasında imzalanan bir sözleşme ile kayıt altına alınır. Sözleşme kurallarına ve Bu Yönergede yer alan hükümlere uyulması durumunda kültür ve kongre merkezlerinde özel kuruluşların etkinlik yapmasına izin verilir. Bu Yönergede belirtilen kuralların ihlallerinde veya sözleşmede yer alan kurallara uyulmaması durumunda, KTÜ Rektörlüğü sözleşmeyi tek taraflı olarak feshetme ve etkinliğe izin vermeme hakkına sahiptir.
Yönergede hüküm bulunmayan hususlar
MADDE 21 – (1) Bu Yönergede hüküm bulunmayan konularda, ilgili mevzuat hükümlerine aykırı olmamak koşuluyla yapılacak düzenlemelerde, KTÜ Yönetim Kurulu ve Kültür ve Kongre Merkezleri Komisyonu yetkilidir.
Yürütme ve yürürlük
MADDE 22– (1) Bu Yönerge, KTÜ Senatosunca onaylandıktan sonra yürürlüğe girer.
(2) Bu Yönerge hükümlerini KTÜ Rektörü yürütür.
(Bu Yönerge, Üniversite Senatosunun 08.02.2019 tarih ve 294 sayılı Kararı ile yürürlüğe girmiştir)
